Bestyrelsens forretningsorden

Formålet med forretningsordenen er at fastlægge rammerne for, hvordan bestyrelsen skal arbejde, fx hvor ofte der afholdes møder, tidsfrister for udsendelse af dagsorden og bestyrelsesmedlemmers rolle og funktion mv.

Det fremgår af foreningens vedtægter § 4, at bestyrelsen fastsætter sin forretningsorden.

ORGANISATION
Bestyrelsen består af formand, kasserer, sekretær samt yderligere fire bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen træder sammen efter behov.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når fire bestyrelsesmedlemmerne er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

Formanden er ansvarlig for den udadvendte kontakt til offentlige myndigheder, andre foreninger og sammenslutninger, når kontakten ikke er fordelt til andre i bestyrelsen. Formanden er ansvarlig for at udarbejde dagsorden til bestyrelsesmøder. Derudover fungerer formanden som mødeleder på bestyrelsesmøder og skal tilsikre, at der drages konklusioner på de emner, der er på dagsordenen.

Kassereren er ansvarlig for at udarbejde foreningens årlige budget og føre foreningens regnskab, herunder bogføring. Kassereren er ansvarlig for løbende at foretage udbetalinger på foreningens vegne, ligesom kassereren varetager kontakten til foreningens bank og revisor.

Sekretæren er ansvarlig for at udarbejde beslutningsreferat fra bestyrelsesmøder. Derudover skal sekretæren tilsikre, at referater godkendes og offentliggøres rettidigt.

Andre større ansvars- og arbejdsområder fordeles mellem bestyrelsesmedlemmerne efter behov. Det kan fx være ansvar for vedligehold af foreningens medlemsliste, salg af haver, løbende vedligehold af fællesarealer samt vand- og drænsystem.

SUPPLEANTER
Der vælges to suppleanter til bestyrelsen på generalforsamling. I tilfælde af, at et medlem udtræder af bestyrelsen, indtræder den suppleant, som fik flest stemmer på generalforsamlingen, for resten af valgperioden.

Suppleanter indtræder ikke ved et medlems fravær fra et enkelt bestyrelsesmøde.

DAGSORDEN
Indkaldelse til bestyrelsesmøder sker skriftligt ved angivelse af dagsorden. Det tilstræbes, at dagsorden udsendes senest fem dage før mødet. Dagsorden udgør en standarddagsorden, hvor nedenstående punkter indgår:

  • Gennemgang af dagsorden
  • Bordet rundt (orienteringer)
  • Henvendelser fra medlemmer, herunder forslag og klager, der skal behandles af bestyrelsen
  • Eventuelt

Bestyrelsesmedlemmer kan bede om at få andre emner på dagsordenen. Det skal fremgå klart af punktet, om emnet er til orientering, behandling eller beslutning.

Det enkelte medlem af bestyrelsen er ansvarlig for at fremlægge emner, der har interesse for foreningen. Formanden er ansvarlig for at relevante større sager og emner kommer på dagsordenen.

REFERAT 
Der udarbejdes et beslutningsreferat for de enkelte bestyrelsesmøder, der indeholder en beskrivelse af den beslutning, bestyrelsen træffer. Derimod beskrives ikke de forskellige holdninger, som ligger til grund for beslutningen. Et medlem kan dog kræve at få sit særstandpunkt ført til referat.

Deltagerne på bestyrelsesmødet skal godkende referatet. Det skal fremgå af referatet, hvem der var mødeleder og referent samt hvilke medlemmer, der var til stede på mødet.

Referatet skal være godkendt og offentliggjort senest 14 dage efter, at mødet er afholdt. Det godkendte referat offentliggøres på foreningens hjemmeside samt i foreningens informationskasse ved parkeringspladsen.

EKSTRAORDINÆRE BESTYRELSESMØDER
Der kan indkaldes til ekstraordinære bestyrelsesmøder af formanden eller på anbefaling af minimum halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne. Dagsorden skal fremgå af den skriftlige indkaldelse, som skal være medlemmerne i hænde senest 14 dage før mødet.

NEDSÆTTELSE AF ARBEJDSGRUPPER
Bestyrelsen kan beslutte, at der skal nedsættes arbejdsgrupper til at arbejde med forskellige dele af foreningens virksomhed. Arbejdsgrupper sammensættes efter emnets art og opgavens omfang og refererer til bestyrelsen.

Bestyrelsen skal som minimum være repræsenteret ved ét medlem i en arbejdsgruppe.

INHABILITET
Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandlingen af sager, hvor vedkommende har en væsentlig personlig interesse i sagens udfald. Foreligger der tvivl om et medlems habilitet, træffer den øvrige bestyrelse afgørelse herom.

ANSVAR OG PLIGTER
Bestyrelsen har et ønske om at være visionær og inddrage foreningens medlemmer i sit arbejde.

Bestyrelsesmøder afvikles i en åben og god tone, hvor alle medlemmer kommer til orde.

Medlemmerne af bestyrelsen har tavshedspligt. Det betyder, at oplysninger og skriftligt materiale, personlige oplysninger om medlemmer m.m. ikke må viderebringes under nogen form.

I tilfælde af et medlems udtræden af bestyrelsen skal alt udleveret materiale, herunder nøgler straks tilbageleveres til bestyrelsens formand.

GODKENDELSE OG ÆNDRINGER AF FORRETNINGSORDEN
Forretningsordenen vedtages af bestyrelsen. Forretningsordenen gennemgås årligt med henblik på at sikre, at den er tilpasset foreningens behov.

 

Godkendt af bestyrelsen den 18. januar 2018.